Основные возможности системы
Система электронного документооборота DataVisor предназначена для комплексной автоматизации служб документационного обеспечения компании в части обработки управленческой документации, а именно бизнес-процессов создания, согласования, утверждения, регистрации, хранения и рассылки управленческих документов, а также контроля исполнения связанных с ними резолюций и поручений. При этом под управленческими документами понимаются входящие, исходящие, внутренние распорядительные и внутренние информационно-справочные документы. Также автоматизированы функции финансового документооборота, включая обработку заявок, формирование договоров, как хозяйственной, так и кредитной деятельности компании, с включением специализированных модулей по учету всех контрагентов.
Функциональность системы DataVisor
- Создание типового документа по предопределенному в Системе шаблону
- Импорт/загрузка электронного образа документа в Систему (поддержка различных форматов электронной версии документа MS Word, PDF, JPG и пр.)
- Заполнение атрибутов регистрационной карточки документа
Согласование документа:
- Проверка оформления документа
- Согласование документа:
- Задание маршрута согласования
- Создание нескольких этапов согласования документа
- Назначение дополнительных согласующих лиц по инициативе согласантов
- Формирование листа согласования документа
- Выбор согласующих лиц из различных подразделений и дочерних компании Организации (с учетом установки Системы на местах Исполнителей или Ответственных лиц)
- Редактирование документа согласующими лицами в Системе
- Автоматическая рассылка уведомления о приближении срока согласования документа и уведомления об его просрочке
- Формирование замечаний и предложений к документу
- Отправление документа на доработку Исполнителю
Утверждение документа:
- Утверждение документа подписывающим документ лицом
- Печать документа для подписи у Контрагента
- Подпись документа Организацией
- Замена проекта документа на сканированное изображение подписанного бумажного документа
- Формирование замечаний и предложений к документу
- Отправление документа на доработку Исполнителю
- Рассылка документа на ознакомление
Доработка документа:
- Редактирование содержания документа
- Редактирование атрибутов регистрационной карточки документа
- Направление документа далее по ЖЦ
Регистрация документа:
- Регистрация документа: присвоение регистрационного номера документа согласно принятой номенклатуре дел
- Регистрация документа согласно принятым внутренним нормативам: в единой канцелярии. В подразделениях и пр.
- Отправление документа на доработку Исполнителю (при необходимости)
Исполнение:
- Назначение заданий/поручение по документу
- Назначение исполнителей из различных подразделений и дочерних компании Организации (с учетом установки Системы на местах Исполнителей или Ответственных лиц)
- Назначение Ответственного Исполнителя
- Исполнение заданий/поручений: приложение отчетов об исполнении
- Назначение задания/поручения (резолюция низшего уровня) по назначенному заданию
- Исполнение заданий/поручений по документу с помощью приложения отчета подчиненного лица
- Получение отчетов об исполнении задания
- Направление задания/поручения на доработку и проведение дальнейших действий по назначенному заданию/поручению до достижения необходимого результата
- Подтверждение исполнения задания/поручения по документу
- Постановка и снятие с контроля заданий/поручений по срокам и качеству исполнения
Архивное хранение:
- Списание и хранение документа в Архив согласно принятой в Организации номенклатуре дел
- Возможность указания места физического хранения документа
- Восстановление документа из Архива
