Система электронного документооборота DataVisor

Cистема электронного документооборота DataVisor предназначена для комплексной автоматизации служб документационного обеспечения: управленческих процессов и процессов, связанных с основной и обеспечивающей деятельностью головного офиса, филиалов и подразделений компании.

В DataVisor реализованы все основные бизнес-процессы в области делопроизводства и организационно-распорядительного и финансового документооборота. Обеспечена возможность одновременной работы с документом нескольких пользователей (включая редактирование и согласование), детального отслеживания всех этапов согласования и исполнения документов, реализовано строгое разграничение прав доступа к документам.

Для поддержки работы руководителей компании внедряется подсистема "Мобильный офис", который предоставляет удобный интерфейс по наложению резолюций и контролю исполнения поручений, дает возможность дистанционной и мобильной работы с системой.

Система DataVisor состоит из следующих основных модулей:

ОРД – модуль для работы с организационно-распорядительными документами (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания). Позволяет сформировать документ на основании шаблона, направить его по маршруту согласования, откорректировать документ по ходу согласования, подписать его (в том числе и с помощью ЭЦП), зарегистрировать, а так же обеспечивает последующий контроль исполнения выданных по нему резолюций

Поручения  - модуль позволяет руководителю выдавать поручения и контролировать их исполнение (как самостоятельно, так и с передачей функций контроля своему заместителю или выделенному подразделению)

Договоры – модуль включает в себя возможность работы с несколькими видами документов (типовой договор, нетиповой договор, доп. соглашение, акты и накладные), для каждого вида предусмотрен свой набор бизнес-процессов. Позволяет создавать проект договора (в том числе и на основании шаблона), согласовывать документ, подписывать и регистрировать его. Возможность отслеживания исполнения сутевой части договоров (по этапам, по срокам предоставления отчетности и т.п.).

Обязательные к ознакомлению документы – модуль позволяет пометить часть документов и опубликовать их на любом информационном ресурсе  (АСУД, портал компании, сетевая папка) для возможности доступа к ним на чтение любому сотруднику, в том числе и для новых сотрудников, документы автоматически группируются по типам.

Доверенности – модуль позволяет согласовывать, подписывать, регистрировать доверенности и контролировать сроки их действия.

Решения коллегиальных органов – модуль позволяет автоматизировать работу коллегиальных органов управления (правление, совет директоров, центральная комиссия, центральная конкурсная комиссия). Модуль контролирует правильное документирование данных мероприятий (ведение протоколов и выписок). И обеспечивает последующий контроль принятых решений.

Кадровые документы – модуль автоматизирует работу с кадровыми документами (приказы на обучение, приказы на командирование). Обеспечивает согласование, подпись, регистрацию и рассылку на ознакомление.

Проектная документация – основным назначением модуля является осуществление процедур разработки документов в сроки, установленные регламентом компании. Позволяет осуществлять контроль за выполнением сроков  разработки и согласования.

Решение эксплуатируется в промышленном режиме в крупнейших компаниях распределительного комплекса энергетики, общее количество пользователей превышает 10 000 человек и обладает следующими характеристиками, присущими современной масштабируемой системе:

• Обеспечивает единую точку доступа с возможность удаленного доступа по защищенным каналам связи к документам, классификаторам и справочникам
• Обладает широкими возможностями по интеграции с другими приложениями (ERP)
• Поддерживает все существующие промышленные ОС (MS Windows, SUN Solaris, HP-UX, IBM AIX, Linux) и СУБД (Oracle, MS SQL, DB2, Sybase)
• Обеспечивает гибкость настройки, необходимую при внедрении и поддержке

Система поддерживает как централизованную архитектуру, так и возможность построения федерации из нескольких систем электронного документооборота разных компаний. Благодаря возможностям территориально-распределенной работы платформы EMC Documentum система обеспечивает поддержку мультифилиальности. Это позволяет связать в рамках единой системы все филиалы и подразделения компании, расположенные в различных регионах России.

При этом для каждого подключенного к системе филиала в рамках единого хранилища документов системы могут быть выделены отдельные сегменты хранилища, в которых производится индивидуальная настройка прав доступа, бизнес-процессов для конкретного филиала или подразделения. При необходимости, индивидуальный сегмент хранилища организации может быть размещен на отдельной программно-аппаратной площадке с возможностью настройки репликации необходимых данных с центральной системой. Федеративная архитектура предоставляет пользователям распределенных структурных подразделений участвовать во взаимосвязанных, распределенных бизнес-процессах в части обработки документов.

Платформа реализации

Система реализована на основе программного обеспечения EMC Documentum.

EMC Documentum – многофункциональная и гибкая платформа управления содержанием. Платформа обеспечивает приложения, работающие с содержанием, всем необходимым набором сервисов для разработки и функциональными службами, которые помогают автоматизировать большинство задач связанных с управлением содержанием. Типовыми задачами, которые решаются на базе платформы являются: автоматизация корпоративного управленческого документооборота, финансового документооборота, электронного архива, а также платформа обладает линейкой интеграционных решений с ведущими производителями систем управления предприятиями.

Платформа обладает следующими характеристиками, необходимыми для построения современной масштабируемой Системы:

• Обеспечивает создание, управление, обработку, распространение и архивирование любого содержания в соответствии с определяемыми заказчиком регламентами и бизнес-правилами
• Апробированное программное обеспечение на базе платформы EMC Documentum для снижения стоимости и технологических рисков проекта при построении систем high level класса
• Автоматизирует обработку содержания документа на протяжении его жизненного цикла
• Обеспечивает единую точку доступа к документам, классификаторам и справочникам
• Обладает широкими возможностями по интеграции с другими приложениями, такими как: SAP R/3, CAD-системы, АБС
• Позволяет осуществлять эффективный индексированный поиск по метаданным и содержанию документов, с учетом морфологии русского языка
• Позволяет обеспечить эффективный доступ удаленных пользователей, как к текущим документам, так и к архиву
• Включает функциональность управленческого и финансового документооборота, с возможностью построения гибкой системы рубрикации
• Обеспечивает гибкость настройки, необходимую при внедрении и поддержке
• Поддерживает аудит, версионность и связность комплектных документов
• Обладает эргономичным интерфейсом
• Соответствует международному стандарту качества ISO 9000