Электронный архив документов

Электронный архив предназначен для накопления и предоставления пользователям проектной и рабочей документации в электронном виде на объекты, правовой и регистрационной документации на имущественные комплексы, первичных бухгалтерских документов, документов по выполняемым бизнес процессам и электронных копий документов-изменений.

Электронная Документация, хранящаяся в системе, формируется как путем сканирования документов на бумажном носителе, так и загрузкой документов в электронном виде, созданных различными программными средствами. Помещению в систему подлежат как ранее накопленные проектные и рабочие документы, так и вновь создаваемые (изменяемые) документы. При этом на вход системы могут поступать документы в произвольном формате и кодировке.

Основной задачей, подлежащей решению средствами Электронного архива, является обеспечение сотрудников актуальными версиями электронной документации.

Способы наполнения Электронного архива информацией:

• Ретроспективный и оперативный ввод в систему графических копий документов на бумажном носителе, в том числе сканирование накопленных и новых документов
• Ретроспективный и оперативный ввод в систему документов, имеющих электронный вид и подготовленных различными программными средствами, в том числе организация информационного обмена с внешними системами, являющимися источниками таких документов

Технологическая структура хранения документов в Электронном архиве:

• Мета данные документа хранятся в базе данных, что обеспечивает быстрый поиск по атрибутам и полнотекстовому индексу
• Файлы документов хранятся на файловом хранилище, что снижает затраты на хранение и обслуживание хранилища
• Связывает части одного документа воедино Content Server

С целью обеспечения полнотекстового поиска документов произвольного формата и кодировки Электронный архив может быть снабжен развитой технологической поддержкой по вводу новых документов, их категорированию, рубрицированию, аннотированию и индексации. Регулирование жизненного цикла каждого документа осуществляться на основе регламентов компании.

Задача доступа к информационным ресурсам Электронного архива решается как путем организации соответствующего набора функций непосредственно для конечных пользователей, так и путем предоставления программных интерфейсов внешним системам, пользователи которых должны получать «прозрачный» доступ к электронной Документации, хранящейся в Электронном архиве, непосредственно из интерфейса внешней системы.